Regulamin Konwentu

Hikari Festiwal Kultury Azjatyckiej

Regulamin konwentu „Hikari 2019”

Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy regulamin określa warunki uczestnictwa w wydarzeniu Festiwal Kultury Azjatyckiej Hikari 2019  zwanym dalej Konwentem, odbywającym się na terenie Szkoły Podstawowej nr 83 w Poznaniu przy ulicy Brandstaettera 1.
  2. Uczestnictwo w konwencie, tj. akredytacja do wejścia do budynku szkoły, wymaga zapoznania się z regulaminem i jego akceptacją, potwierdzoną w momencie akredytacji. Regulamin dostępny jest do wglądu w każdej chwili w punkcie akredytacji oraz na stronie WWW hikari-fest.pl.
  3. Organizatorem konwentu jest Żywieckie Stowarzyszenie Fantastyki „Parzenica” z siedzibą w Wieprzu k. Żywca przy ul. Nad Sołą 983, NIP 5532534176, wpisane do Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000667799. Konwent jest imprezą kulturalną w rozumieniu ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. 01.13.123 z późniejszymi zmianami). Konwent nie podlega przepisom ustawy o Bezpieczeństwie Imprez Masowych z dnia 20.03.2010 r. (Dz.U. Nr 62, poz. 504.) z tytułu odbywania się w budynku szkolnym (art. 3 pkt. 1b).
  4. Nieprzestrzeganie niniejszego regulaminu może wiązać się z usunięciem z terenu konwentu bez zwrotu poniesionych kosztów.

Czas i miejsce wydarzenia

  1. Konwent rozpoczyna się w piątek 30 sierpnia o godzinie 16:00. Wstęp uczestników w piątek dopuszczony jest od godziny 15:00.
  2. Konwent kończy się w niedzielę 1 września o godzinie 15:00. Wszystkich uczestników uprasza się o opuszczenie budynku szkoły do tego momentu.
  3. W celach przygotowania obiektu Organizator może przyznać wstęp do miejsca konwentu wybranym osobom poza godzinami trwania wydarzenia – w szczególności dotyczy to wystawców i obsługi.
  4. Osoby ze wstępem na jeden dzień uprawnione są do przebywania na terenie konwentu od 7:00 do godziny 23:00.
  5. Wejście do budynku szkoły jest zamykane w godzinach 23:00-7:00 dla osób wchodzących z zewnątrz, za wyjątkiem osób uprawnionych przez organizatorów. Ponowne otwarcie wejścia i akredytacji następuje o godzinie 8:00.
  6. Strefa wystawców zamykana jest na noc od 23:00 do 7:00. W tych godzinach wstęp uczestników do strefy wystawców jest zabroniony, a wejście do budynku szkoły odbywa się tylko od strony zachodniej.

Akredytacja

  1. W celu uczestnictwa w wydarzeniu po stronie oznaczonej jako strefa atrakcji należy udać się do punktu akredytacyjnego, aby uzyskać identyfikator i opaskę. Konwent jest imprezą zamkniętą i wstęp bez akredytacji dla osób postronnych jest zabroniony.
  2. Do momentu zakończenia konwentu identyfikator i opaska pozostają własnością organizatora. Organizator zastrzega sobie prawo do odebrania uczestnikowi identyfikatora w przypadku rażącego naruszenia regulaminu i konieczności wydalenia uczestnika z terenu konwentu.
  3. Zabrania się zerwania lub zdjęcia opaski na terenie konwentu. Osoby bez identyfikatora i opaski będą kierowane do punktu akredytacyjnego w celu uzyskania opaski, a w razie odmowy – usunięte z terenu Konwentu.
  4. Podczas akredytacji należy okazać dokument ze zdjęciem poświadczający nazwisko i wiek uczestnika oraz potwierdzić podpisem akceptację regulaminu wydarzenia i zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Dane i podpisy uczestników pod regulaminem zostaną po zakończeniu konwentu zniszczone w momencie wygaśnięcia wszelkich postępowań związanych z nieprzestrzeganiem regulaminu przez uczestników wydarzenia.
  5. Osoby niepełnoletnie zobowiązane są przedstawić przy akredytacji pisemną zgodę rodzica lub opiekuna prawnego, wg wzoru na stronie WWW wydarzenia. Osoby niepełnoletnie bez zgody rodzica nie są uprawione do wzięcia udziału w wydarzeniu.
  6. Organizator może udzielić specjalnej akredytacji dla współpracy oraz mediów. Wszystkie podmioty prowadzące działalność medialną na terenie konwentu proszone są o kontakt z Organizatorem.
  7. Specjalnej akredytacji od organizatora wymaga:
    1. prowadzenie atrakcji (program),
    2. prowadzenie stoiska sprzedażowego (wystawcy).

Porządek i bezpieczeństwo

  1. Uczestnik akredytowany ma prawo do:
    1. uczestnictwa w atrakcjach (o ile nie osiągnięto limitu pojemności pomieszczenia),
    2. korzystania ze stoisk wystawców,
    3. miejsca do spania w tzw. sleeproomie, o ile ma wstęp na oba dni konwentu,
    4. wsparcia informacyjnego od służby porządkowej,
    5. zapewnienia bezpieczeństwa od ochrony i służby porządkowej,
    6. opieki medycznej w przypadkach nagłych.
  2. Opieka udzielana przez służbę medyczną ma charakter doraźny. Osoba korzystająca z pomocy medycznej ma obowiązek przedstawić służbie medycznej informacje odnośnie swojego stanu zdrowia, alergii i posiadanych/przyjmowanych leków. W uzasadnionych przypadkach służba medyczna może przetransportować osobę do zakładu opieki zdrowotnej.
  3. Uczestnikom zabrania się:
    1. przebywania na terenie strefy atrakcji bez opaski i identyfikatora potwierdzających akredytację,
    2. spożywania alkoholu oraz zażywania substancji odurzających – na terenie całej szkoły konwentowej, w tym na terenach zielonych,
    3. przebywania na terenie konwentu w stanie wskazującym na wpływ w/w substancji,
    4. palenia papierosów oraz używania inhalatorów nikotynowych poza miejscem do tego wyznaczonym,
    5. agitacji politycznej i religijnej,
    6. propagowania ideologii w państwie polskim zabronionych prawem,
    7. prezentowania treści pornograficznych lub ich fragmentów – w tym na plakatach, akcesoriach czy ubiorze,
    8. działalności reklamowej – poza akredytowanymi podmiotami,
    9. wnoszenia broni i innych przedmiotów niebezpiecznych,
    10. kierowania replik broni w stronę innych osób poza sytuacjami wyraźnej zgody (np. pozowanie do zdjęć),
    11. nękania, napastowania oraz agresji wobec innych uczestników konwentu,
    12. wprowadzania zwierząt – wyjątkiem są przewodnicy osób niepełnosprawnych,
    13. dewastacji, zaśmiecania, bądź przywłaszczenia mienia szkoły i uczestników,
    14. zakłócania spokoju osób śpiących i odpoczywających w tzw. sleeproomie,
    15. przebywania w miejscach oznaczonych jako niedostępne dla uczestników,
    16. fotografowania w miejscach oznaczonych zakazem,
    17. działania na szkodę dobrego wizerunku szkoły.
  4. Złamanie w/w zasad skutkować może konsekwencjami od upomnienia do wydalenia z terenu wydarzenia bez możliwości ponownego wstępu.
  5. Organizator nie utożsamia się z poglądami i tezami głoszonymi przez uczestników wydarzenia.
  6. Organizator nie odpowiada za rzeczy zagubione podczas wydarzenia. Wszystkie przedmioty znalezione przez uczestników i obsługę wydarzenia będą zgłaszane w biurze konwentowym, a po wydarzeniu Organizator przechowa rzeczy zagubione na okres minimum dwóch tygodni.
  7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody materialne i moralne spowodowane przez innych uczestników. Organizator udzieli wsparcia uczestnikom w razie konieczności wskazania sprawcy szkody.
  8. Uczestnicy powinni stosować się do poleceń obsługi wydarzenia. Osoby stanowiące obsługę wydarzenia legitymują się specjalnymi identyfikatorami oraz opaskami. Wśród obsługi wydarzenia wyróżnia się, w narastającym porządku odpowiedzialności:
    1. Służbę porządkową (w tym tzw. helperów, ochronę oraz służbę medyczną),
    2. Koordynatorów,
    3. Koordynatora Głównego.
  9. Wszelkie zdarzenia mające wpływ na bezpieczeństwo uczestników konwentu należy zgłaszać obsłudze wydarzenia.
  10. Uczestnik łamiący postanowienia Regulaminu w sposób zagrażający zdrowiu i bezpieczeństwu może zostać wydalony z terenu wydarzenia bez ostrzeżenia.
  11. W przypadku, gdy w zastanej sytuacji dotyczącej bezpieczeństwa lub zdrowia uczestników nastąpi podejrzenie popełnienia przestępstwa, Organizator niezwłocznie powiadomi Policję.

Przepisy końcowe

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystania wizerunku uczestników konwentu, w tym zdjęć z konkursu cosplay i fotostudia, w celach informacyjnych i promocyjnych, a także udostępniania tych zdjęć do podobnych celów swoim partnerom. Zgoda na przetwarzanie wizerunku może zostać wycofana przez każdego z uczestników na jego wniosek. Wyjątek stanowią osoby nagrodzone w konkursie cosplay, których zdjęcia zachowane zostaną w celach dokumentacji przebiegu oraz wyniku konkursu.
  2. Uzupełnieniem niniejszego regulaminu są:
    1. regulamin wystawców,
    2. regulamin twórców atrakcji,
    3. regulamin wolontariuszy,
    4. regulamin akredytacji medialnych,
    5. regulamin konkursu cosplay.
  3. Skargi i wnioski przyjmowane są w biurze konwentowym oraz pod adresem [email protected]
  4. W przypadku zdarzenia losowego, takiego jak ogłoszenie żałoby narodowej, poważnej awarii na terenie Konwentu, a także innych przyczyn, które uniemożliwiają zorganizowanie Konwentu, a za które Organizator nie ponosi odpowiedzialności, ma on prawo do odwołania imprezy, zmiany daty i/lub miejsca jej odbywania się, bez wcześniejszego uprzedzenia. W takim przypadku posiadaczowi akredytacji przysługują uprawnienia przewidziane przepisami prawa.
  5. Organizator zastrzega sobie prawo do korekty niniejszego Regulaminu. 
  6. We wszelkich pozostałych sprawach mają zastosowanie regulamin szkoły i przepisy Kodeksu Cywilnego.