Regulamin Hikari Idol Contest

Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa warunki przeprowadzenia Hikari Idol Contest, zwanego dalej Konkursem, odbywającego się 31.08.2025 r. w Poznaniu podczas wydarzenia „Hikari 2025”, zwanego dalej Konwentem.
2. Organizatorem Konkursu jest Poznańskie Stowarzyszenie Klub Fantastyki „Druga Era” os. Kaliska 22a/23 61-131 Poznań, NIP 972-109-86-95, wpisane do Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000207209.
3. Uczestnikiem Konkursu mogą być wyłącznie osoby fizyczne.
4. Uczestnik Konkursu wysyłając zgłoszenie, oświadcza, że nie utrzymuje z osobami zasiadającymi w Jury żadnych relacji mogących mieć wpływ na ocenę występu.
5. Konkurs będzie rozstrzygany przez Jury wyznaczone przez Organizatorów. Konkurs nie jest grą losową, zakładem wzajemnym ani loterią promocyjną, których wynik zależy od przypadku (przeprowadzenie losowania) w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (Dziennik Ustaw z 2009 r., Nr 201 poz. 1540).

Warunki uczestnictwa w Konkursie

1. Uczestnikiem Konkursu może być każda osoba fizyczna, będąca konsumentem w rozumieniu art. 22(1) kodeksu cywilnego, która co najmniej w dniu rozpoczęcia Konkursu spełnia następujące warunki:
   1. zapoznała się z treścią Regulaminu Ogólnego Konwentu oraz Regulaminu Konkursu i zaakceptowała jego postanowienia,
   2. jest pełnoletnia lub w razie niepełnoletności posiada pisemną zgodę rodzica lub opiekuna prawnego według wzoru zamieszczonego na stronie hikari.pl,
   3. jest pełnoprawnym, akredytowanym uczestnikiem Konwentu (utrata akredytacji w wyniku złamania Regulaminu Ogólnego skutkuje wyłączeniem z Konkursu),
   4. posiadany strój i utwór pochodzą z tej samej serii – w szczególnych przypadkach dopuszczonych przez Organizatorów dozwolona jest kompozycja własna,
   5. elementy stroju nie są przedmiotem niebezpiecznym w rozumieniu pkt 28. ppkt g. regulaminu ogólnego konwentu, chyba że są odpowiednio zabezpieczoną i oznakowaną repliką wniesioną na teren wydarzenia tylko za zgodą Organizatorów w celach niniejszego Konkursu.
2. Uczestnictwo w Konkursie jest dobrowolne. Przystępując do Konkursu, uczestnik akceptuje tym samym wszystkie zawarte w regulaminie postanowienia.
3. Strój może być zgłoszony wyłącznie w jednym z konkursów cosplayowych organizowanych na Hikari 2025.
4. Dozwolone są stroje kupne i wykonane samodzielnie. Kostium nie wpływa na punktację podczas konkursu.
5. Zgłoszenie na Konkurs należy wysłać w terminie do 04.08.2025 r. przez formularz zgłoszeniowy dostępny na wydarzeniu Hikari 2025, na portalu Facebook lub na stronie WWW.
6. Zgłoszenie powinno zawierać wszystkie elementy wymagane w formularzu zgłoszeniowym.
7. Organizator przekaże informację o przyjęciu lub odrzuceniu zgłoszenia i wymaganych poprawkach w zgłoszeniu, najpóźniej w terminie
   do 11.08.2025 r.
8. Istnieje możliwość zgłoszenia grupowego. Wówczas jedna osoba zgłasza się w imieniu grupy.
9. Scenariusz występu powinien zakładać długość trwania występu od minimalnie dwóch minut do maksymalnie siedmiu minut oraz maksymalnie minutę na przedstawienie się Uczestnika/Uczestników. Na prośbę Uczestnika, w specjalnych, uzasadnionych przypadkach, istnieje możliwość rozszerzenia przez Organizatorów czasu trwania występu.
10. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania, po uprzednim poinformowaniu uczestnika, poprawek do scenariusza występu.
11. Uczestnik ma prawo korzystać z pomocy własnych statystów. Statysta jest rozumiany jako osoba wspierająca przebieg scenki, lecz nie wchodzi w interakcje z uczestnikiem. Działania statystów nie podlegają ocenie Jury.
12. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia dowolnego zgłoszenia, bez podawania przyczyny, a w szczególności zgłoszenia: niekompletnego; nieodpowiedniego dla osób nieletnich lub o treści powszechnie uznawanej za niewłaściwą.
13. Zmiany w informacjach zawartych w przesłanym przez Uczestnika zgłoszeniu można dokonywać najpóźniej do 15.08.2025 r. poprzez kontakt na adres e-mail podany w “Przepisy końcowe” pkt 5 niniejszego regulaminu.
14. Najpóźniej dwa dni przed rozpoczęciem Konkursu wszyscy Uczestnicy zostaną poinformowani o godzinie i miejscu rozpoczęcia konkursu wraz z próbą.
15. Uczestnik zgłaszając się do Konkursu oświadcza zarazem, że posiada prawa wyłączne do dzieł prezentowanych, odtwarzanych czy w inny sposób udostępnianych w trakcie występu.

Przebieg Konkursu

1. Konkurs składa się z:
   1. Próby występów,
   2. Występów scenicznych,
   3. Gali rozdania nagród.
2. Próby występów są obowiązkowe dla każdego uczestnika. Nieobecność jest uznawana za rezygnację z uczestnictwa. Każda reprezentacja uczestnika na scenie w formie innej, niż podana w formularzu zgłoszeniowym, wymaga zgody Organizatora.
3. Podczas występów scenicznych przed publicznością:
   1. prowadzący zapowie Uczestnika/Uczestników,
   2. krótkie przedstawienie Zespołu/Solisty,
   3. uczestnik/Uczestnicy zaprezentują się w zaplanowanym przez siebie występie wg zgłoszenia.
4. Uczestnik ma obowiązek zastosować się do scenariusza przedstawionego Organizatorom przed Występem scenicznym. Umieszczenie w występie nie zatwierdzonych wcześniej przez Organizatorów elementów mogących stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa lub dobrych obyczajów pozostałych osób może stanowić podstawę do dyskwalifikacji z konkursu.

Nagrody

1. Przy ocenie przez Jury będą brane pod uwagę następujące elementy:
   1. wykonanie techniczne,
   2. prezentacja na scenie.
2. Jury przyznaje cztery nagrody:
   1. Najlepsze Show – za najlepszy występ dla solo i grup.
   2. Najlepsza Idolkowa Energia (występ grupowy).
   3. Najlepszy Występ Solo
   4. Nagroda Publiczności
3. Na ww. nagrody składa się łączna pula nagród pieniężnych w kwocie
   , nagrody rzeczowe i inne. Nagrody podzielone są według kategorii nagrody:
   1. Najlepsze Show – 1 200,00 zł i nagrody rzeczowe,
   2. Najlepsza Idolkowa Energia – 1 500,00 zł i nagrody rzeczowe,
   3. Najlepszy Występ Solo – 500,00 zł i nagrody rzeczowe,
   4. Nagroda Publiczności – 300,00 zł i nagrody rzeczowe.
4. Uczestnik/uczestnicy nie może/mogą zwyciężyć w więcej niż jednej kategorii, z wyjątkiem Nagrody wyboru publiczności, którą może wygrać każdy występujący na scenie.
5. Nagroda wyboru publiczności zostanie nadana poprzez głosowanie za pośrednictwem aplikacji i przyznana zwycięzcy, który otrzymał najwięcej głosów publiki.
6. Decyzja Jury jest nieodwołalna i nie podlega zaskarżeniu.
7. Organizator jest zobowiązany do realizacji w imieniu Uczestnika zobowiązań podatkowych związanych z przyznawaniem nagród. W przypadku nagród pieniężnych Organizatora, przez których wielkość powstanie obowiązek podatkowy, Organizator potrąci odpowiednią kwotę z przyznanej nagrody na rzecz realizacji obowiązków podatkowych.
8. W przypadku zdobycia nagrody przez grupę zostaje ona oddana do dyspozycji osoby wysyłającej zgłoszenie. Podział nagrody jest niezależny od Organizatorów.
9. Nagrody rzeczowe zapewnione przez sponsorów zostaną opublikowane przez Organizatora na wybranych mediach społecznościowych Organizatora.

Przepisy końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do:
   1. zmiany terminów zgłoszeń, po wcześniejszym opublikowaniu tej informacji na kanałach informacyjnych (strona WWW oraz fanpage Hikari 2025 dostępny na portalu Facebook),
   2. wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie, pod warunkiem poinformowania przyjętych Uczestników.
   3. selekcji zgłoszeń wg kryteriów jakościowych, szczególnie w wypadku nadmiernej ich ilości.
2. W zastosowaniu pozostają przepisy Regulaminu Ogólnego wydarzenia, a w szczególności przepisy o wykorzystaniu wizerunku Uczestnika do celów promocyjnych przez Organizatorów.
3. W kwestiach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego.
4. Regulamin Konkursu dostępny jest na stronie WWW hikari.pl
5. Zgłoszenia, pytania bądź uwagi należy wysyłać na adres e-mail
   [email protected]

ZAŁĄCZNIK NR 1

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Stowarzyszenie Klub Fantastyki Druga Era z siedzibą w Poznaniu (61-131) przy ul. Kaliskiej 22a/23, zarejestrowanym w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem 0000207209 (zwane później: Stowarzyszeniem).
2. Państwa dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. A w celu poprawnego przeprowadzenia procesu rekrutacji na uczestnika konkursu Hikari Idol Contest odbywającego się w ramach festiwalu kultury azjatyckiej Hikari, organizowanego przez Stowarzyszenie. Zakres zbieranych danych to: imię i nazwisko, nick oraz dane kontaktowe potrzebne do komunikacji z Państwem w celu poinformowania o statusie zgłoszenia.
3. Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do przeprowadzenia procesu naboru na uczestnika konkursu.
4. Państwa dane osobowe mogą być przekazywane naszym partnerom w celu niezbędnym do prawidłowej realizacji procesu naboru. Dotyczy to podmiotów prowadzących dla nas obsługę informatyczną czy księgową, firm zajmujących się dochodzeniem roszczeń, pośredniczących w zamawianiu usług kurierskich, operatorów pocztowych, firm kurierskich, serwisów obsługujących druk czy serwisów obsługujących płatności internetowe oraz usługami ochrony.
5. Państwa dane, będą przetwarzane przez okres rekrutacji oraz po zakończeniu procesu rekrutacji przez 3 lata w celach archiwalnych, lub do momentu wycofania zgody przez Państwa. Po wyznaczonym okresie lub jeżeli dojdzie do cofnięcia zgody, Państwa dane będą skutecznie usuwane z naszych baz danych.
6. Państwa dane nie będą przekazywane do państw trzecich, chyba że będzie wymagało tego poprawne przeprowadzenie procesu rekrutacji. W takim przypadku, przekazanie danych odbędzie się z poszanowaniem obowiązków wynikającego z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych oraz innych aktów prawa.
7. Przysługuje Państwu prawo dostępu do treści i danych osobowych oraz uzyskania kopii danych, prawo do sprostowania danych, prawo do bycia zapomnianym, prawo do ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przeniesienia danych osobowych.
8. Jeżeli przetwarzając Państwa dane, naruszyliśmy przepisy prawa, mają Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Państwa dane nie będą podlegały automatycznemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
10. W sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem e-mail: kontakt pod adresem e-mail: [email protected]